一、为了规范协会的档案管理，充分、合理利用档案资料为协会服务，特制订本管理制度。
二、档案划分及基本要求
(1) 档案是指本协会过去和现在，从事各类会议、活动、工作中形成的对协会有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
(2) 协会设立档案室，隶属于秘书处，并设置档案管理人员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
(3) 协会档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。
(4) 档案的移交、销毁，必须按照协会管理规定执行。
三、档案的立档及分类
(一)档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4、档案盒表首为《档案日录》，档案盒内文件没有题名的，由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，立卷时间。
(二)立档
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
(三)分类
1、档案各级分类应赋予统名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。(如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。
2、协会档案大致分为以下几类：
(1)证照类：登记证及各类证照，注册资料、年检资料、协会章程等；
(2)文件类：分外来文件《政府职能部门的往来文件》和内部文件；
(3)制度类；管理制度汇编；
(4)合同类；
(5)计划总结类：分年度计划及总结等：
(6)会议纪要类：办公例会纪要等；
3、档案的归口存放部门
(1)协会各类批文、合同、协议、证照、存放于秘书处。
(2)协会的各种财务资料存放于秘书处，由会计按国家及协会有关规定进行整理、分类存档。
4、为规范管理便于查找，所有档案盒应按照规定进行编号。
四、归档及保存年限
(一)归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
(二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，15年。
档案的保管期限除政府有关法令或本协会其它规章制度特定者外，一律按下列规定办理：
1、永久保存：协会章程；会议纪要；协会证照；各级批文；印签；协会年度工作计划和总结；年度审计报告；不动产所有权状及其它债权凭证：人事资料：大型活动的图片、音像资料；其它核定应永久保留的文件。
2、十五年保存：会计凭汇(其他财务档案的保存期限按国家相关规定执行)；其它经核定须十五年保存的文件
3、五年保存：期满或解除的合同、协议：完工后的项目方案；其它经核定须五年保存的文件
4、一年保存：部门工作计划和总结；完成后的请求报告；无长期保存必要的文件。
5、1年以下暂时保存：结案后无长期保存者。
(三)秘书处可根据实际情况拟订文件资料保存期的补充规定
(四)归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全充整，每份文件，均不得分开。
(五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。
五、档案日常管理
(一)销毁
1、协会任何个人非经允许和批准不得销毁协会档案资料。
2、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁审批表》，报协会负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁审批表》需注明：销毁档案目录、协会负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
3、销毁前，按照消册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁审批表》需永久保管， 一式两份，秘书处及申请人各留存一份。
4、在销毁协会档案资料时，必须由会长指定专人监督销毁。
(三)移交
1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报协会负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、协会负责人意见、移交方签章、监交人签章、接攻方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前，按照消册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
六、档案管理人员职责
1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管协会档案；积极开展档案的提供利用工作；
2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨人资料，应当附上抄件。
4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6、每年进行一次些案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查阅。
七、附则
（一）在本制度框架下，秘书处可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突。
（二)本制度自理事会通过之日起执行。
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